5 Schritte zur Auswahl der richtigen PIM-Technologie

Schritt 1: Kategorisierung der Benutzeranforderungen in 7 Schlüsselgruppen

Unser Prozess beginnt mit der Analyse und Kategorisierung der Benutzeranforderungen in sieben verschiedene Gruppen durch ausführliche Beratungsgespräche. Von KPIs und Zielen bis hin zur Struktur des Datenmodells - dieser umfassende Ansatz gewährleistet ein umfassendes Verständnis Ihrer Anforderungen. Die folgenden Gruppen, die wir normalerweise bilden, sind gleichzeitig die verschiedenen Workshop-Sitzungen, die zwischen 30 Minuten und maximal 1,5 Stunden dauern:

• KPIs und Zielsetzungen: Erstellen Sie eine Liste mit messbaren Zielen, damit Sie wissen, wo Sie anfangen wollen. Identifizieren und listen Sie die größten Herausforderungen aus geschäftlicher und technischer Sicht auf.
• Produktlebenszyklus und Benutzer-Workflow: Entwerfen Sie eine Prozesslandkarte mit den Lücken zwischen dem aktuellen und dem künftigen Bedarf sowie eine Strategie für das Geschäftsprozessmanagement (BPM). Dies ermöglicht die Auflistung von Benutzerrollen und Berechtigungsrollen, Anreicherung, Katalogsuche und Syndikationsanforderungen.
• Struktur des Datenmodells: Entwicklung einer Strategie zur effizienten Bereinigung und Anreicherung von Daten
• Daten Bereinigung: Analysieren Sie den Aufwand, der für die Bereinigung Ihrer Datenbank aus programmtechnologischer Sicht erforderlich ist, indem Sie KI nutzen.
• Asset-Management: Verfolgen Sie die festgelegte Strategie, um zu entscheiden, ob diese Assets aus einem DAM oder einem SFTP-Server geladen werden sollen, und ob es notwendig ist, sie umzubenennen oder nicht.
• Onboarding von Lieferantendaten und erste Importierung: Je nachdem, ob Sie Hersteller oder Händler sind, müssen Sie möglicherweise Funktionen und Prozesse implementieren, um Lieferantendaten gemäß Ihrem eigenen Format zu formatieren.
• Architektur und Verbindungen: Letzter, aber nicht unwichtiger Punkt – verbinden Sie Ihr PIM mit all Ihren Quell- und Zielsystemen (Marktplätze, Websites, Papierkataloge, Verkaufsstellen usw.).

Schritt 2: Erstellung eines Business Case

Die Ergebnisse der vorläufigen Analyse müssen in Form eines umfassenden Berichts zusammengefasst werden, auch als Rentabilitätsanalyse oder Business Case bezeichnet werden. Hier ist unser typisches Agenda:

• Einführung in die wichtigsten Herausforderungen
• Aktuelle Kunden-Schlüsselanwender und Rollen
• Ein Katalog im Überblick
• KPIs und Ziele
• Lücken im Produktkatalogmanagement
• Liste der Anforderungen für jede der oben genannten 7 Gruppen, die der PIM-Anbieter verwenden wird, um seine Demonstrationen zu kontextualisieren.

Schritt 3: Gezielte PIM-Demonstrationen

Ausgestattet mit einem klaren Business Case, führen wir Demos mit einer sorgfältig ausgewählten Liste von 3 PIM-Technologien durch. Der Auswahlprozess muss die Größe des Unternehmens, die Erfahrung der Benutzer und die Komplexität der Prozesse berücksichtigen. Wenn beispielsweise die Hauptnutzergruppe Ihres Kunden zwischen 1-2 liegt und die technische Unterstützung gering ist, wäre die Auswahl einer Lösung vom Typ "Informatica“ überwältigend, da diese Art von flexiblen Plattformen einen höheren Anpassungs- und Entwicklungsbedarf erfordern, was die Einführung bei einem kleineren Team erschwert. 

Bei diesen Demos ist ein individueller Ansatz entscheidend; wir leiten die Anbieter an, sich auf die kundenspezifischen Bedürfnisse zu konzentrieren und allgemeine Funktionsbesichtigungen zu vermeiden. Wir helfen den Anbietern, diese Demos mit einer Auflistung aller Herausforderungen zu beginnen, und wir lassen die PIM-Anbieter dann die Funktionen in der gleichen Reihenfolge wie die aufgelisteten Herausforderungen kontextbezogen vorführen. So können sich die Kunden ein Bild davon machen, wie sie in Zukunft mit der Technologie arbeiten werden. Das ist ein ganzes PXM-Einführungswerk.

Ein letzter Tipp: Durch die zeitliche Staffelung der Demos können die Kunden die Informationen verdauen, ohne sich überwältigt zu fühlen.

Schritt 4: Kontextabhängige Plattformbewertung

Die Eignung einer Plattform wird durch eine kundenspezifische Brille beurteilt, wobei Faktoren wie Budget und Nutzerbasis berücksichtigt werden. Jede PIM-Technologie wird anhand entscheidender Aspekte bewertet, und es wird eine gewichtete Bewertung auf der Grundlage der Kundenprioritäten vergeben. Hier ist eine Liste der Punkte, die wir gemeinsam mit dem Kunden bewerten:

• Integration von Lieferantendaten
• Manuelle Import- und Aktualisierung von Daten
• Datenbereinigung
• Daten-Governance
• Datenmodell
• Daten-Taxonomie
• Asset-Management
• Produktsuche
• Bereicherungsfähigkeiten
• Produktlebenszyklus und Arbeitsablauf
• Analysen und Erkenntnisse
• Übersetzungs- und Lokalisationsmanagement
• Syndikation und Export
• Papierkatalog
• Benutzeroberfläche
• Leistung des Produktkatalogs
• Anpassung
• Systemintegration
• Implementierungskosten
• Lizenzkosten

Schritt 5: Zusammenfassung und Entscheidungsfindung

Nach dieser ausführlichen Analyse ist es nun an der Zeit, diese Informationen in einer Zusammenfassung zu bündeln und die wichtigsten Ergebnisse herauszustellen. Der Kunde kann die Plattform auswählen, die seinen Anforderungen am besten entspricht. Nach der Auswahl der Plattform gehen wir nahtlos zum Entwurf einer Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW) für die Implementierung über.

Vorteile über die Auswahl hinaus

Der strategische PIM-Auswahlprozess bietet eine Reihe von Vorteilen:

• Maßgeschneiderte Lösungen: Die Kunden wählen eine Plattform, die auf ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt ist.
• Effiziente Einführung: Beschleunigte Einführung durch optimierte Arbeitsabläufe.
• Geringere Anpassung: Geringere Abhängigkeit von kostspieligen Anpassungen.
• Optimierte Entwurfskosten: Ein sorgfältiger Ansatz minimiert die Entwurfskosten.

Bereit für die Umsetzung, bereit für die Implementierung

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Dieser Artikel wurde von Valtech verfasst, einem Partner von Akeneo.